¿Qué es el ciclo PHVA y cómo aplicarlo en tu empresa?

El ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) es una metodología de gestión de la calidad que permite mejorar continuamente los procesos de una organización. Se basa en el principio de que la calidad no se logra por casualidad, sino por el diseño y la ejecución de acciones planificadas y sistemáticas.

Fue propuesto por el estadounidense Walter A. Shewhart en la década de 1930 y popularizado por el también estadounidense William Edwards Deming en la década de 1950. Ambos son considerados como los padres de la calidad moderna.

El ciclo PHVA se compone de cuatro fases que se repiten de forma cíclica:

• Planificar: consiste en definir los objetivos, las metas, los indicadores y las acciones que se van a realizar para mejorar un proceso. También implica identificar los recursos necesarios, los responsables, los plazos y los riesgos asociados.
• Hacer: consiste en ejecutar las acciones planificadas, siguiendo las instrucciones y los procedimientos establecidos. También implica documentar y registrar los resultados obtenidos y las desviaciones o problemas que se presenten.
• Verificar: consiste en medir y analizar los resultados obtenidos, comparándolos con los objetivos y las metas definidas. También implica evaluar el grado de satisfacción de los clientes y de las partes interesadas, así como identificar las causas de las desviaciones o problemas.
• Actuar: consiste en implementar las acciones correctivas o preventivas que se deriven del análisis anterior, para eliminar o reducir las desviaciones o problemas detectados. También implica revisar y actualizar los objetivos, las metas, los indicadores y las acciones planificadas, así como comunicar y difundir los resultados y las mejoras logradas.

Es una herramienta muy útil

El ciclo PHVA te ayudará a mejorar la calidad de cualquier proceso, ya sea productivo o administrativo. Su aplicación permite:

1. Aumentar la eficiencia y la eficacia de los procesos, reduciendo los costes, los errores y los desperdicios.
2. Aumentar la satisfacción y la fidelización de los clientes, ofreciendo productos o servicios que cumplan o superen sus expectativas.
3. Aumentar la motivación y el compromiso de los trabajadores, involucrándolos en la mejora continua y reconociendo sus aportes.
4. Aumentar la competitividad y la rentabilidad de la organización, adaptándose a los cambios del mercado y a las necesidades de los clientes.

Aplícalo en tu empresa de la siguiente manera:

• Selecciona un proceso que quieras mejorar, teniendo en cuenta su importancia estratégica, su impacto en la calidad y su potencial de mejora.
• Forma un equipo multidisciplinario que se encargue de gestionar el ciclo PHVA, asignando roles y responsabilidades a cada miembro.
• Realiza un diagnóstico del proceso actual, identificando sus entradas, salidas, actividades, recursos, clientes y proveedores. También puedes utilizar herramientas como el diagrama de flujo o el diagrama SIPOC para visualizar el proceso.
• Identifica las oportunidades de mejora del proceso, analizando sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. También puedes utilizar herramientas como el análisis DAFO o el análisis PESTEL para realizar este análisis.
• Define los objetivos, las metas, los indicadores y las acciones que se van a realizar para mejorar el proceso. Establece criterios SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales) para definirlos.
• Ejecuta las acciones planificadas, siguiendo las instrucciones y los procedimientos establecidos. Documenta y registra los resultados obtenidos y las desviaciones o problemas que se presenten.
• Mide y analiza los resultados obtenidos, comparándolos con los objetivos y las metas definidas. Evalúa el grado de satisfacción de los clientes y de las partes interesadas. Identifica las causas de las desviaciones o problemas.
• Implementa las acciones correctivas o preventivas necesarias para eliminar o evitar la repetición de los problemas o las no conformidades detectadas en la etapa anterior.
• También debes estandarizar y documentar las soluciones implementadas para asegurar su continuidad y replicabilidad.
• Finalmente, debes comunicar y reconocer los logros obtenidos con la mejora y proponer nuevos objetivos o áreas de mejora para iniciar un nuevo ciclo PHVA.

El ciclo PHVA es una herramienta sencilla pero poderosa para mejorar continuamente cualquier proceso o actividad en tu empresa. Su aplicación requiere de compromiso, disciplina y trabajo en equipo. Si lo aplicas correctamente, podrás obtener beneficios como mayor eficiencia, calidad, competitividad y satisfacción de tus clientes.