Las 5 metodologías de productividad que debes conocer
Lamentablemente la multitarea se ha vuelto la norma, sin embargo, ser productivo no significa hacer más cosas, sino hacer lo que realmente importa. Esa distinción ha sido clave en mi experiencia como comunicador estratégico. Porque si algo he aprendido, es que el desorden mental y la dispersión de tareas matan más proyectos que la falta de presupuesto.
Por eso hoy quiero compartirte las 5 metodologías de productividad que más impacto han tenido en mi forma de trabajar (y en la de los equipos que he acompañado). Lo mejor: puedes aplicarlas sin necesidad de aplicaciones costosas ni cursos complejos.
GTD (Getting Things Done)
Ideal para: personas con muchas tareas pequeñas o múltiples frentes activos.
Creada por David Allen, esta metodología parte de una premisa simple pero poderosa: tu mente no está diseñada para retener tareas, sino para ejecutarlas. GTD propone vaciar todo lo que tienes pendiente en un sistema externo (puede ser un cuaderno, app o lista), y luego organizarlo por contexto, prioridad y próxima acción.
Pasos clave del GTD:
- Captura todo lo que tienes que hacer.
- Procesa cada ítem: ¿es accionable? ¿requiere delegarse?
- Organiza en listas (por ejemplo: “llamadas”, “oficina”, “esperando respuesta”).
- Revisa semanalmente.
- Ejecuta según contexto y energía.
“GTD me enseñó que una mente clara comienza con una bandeja de entrada vacía.”
Técnica Pomodoro
Ideal para: quienes se distraen fácilmente o tienen tareas largas que suelen posponer.
Desarrollada por Francesco Cirillo, esta técnica propone trabajar en bloques de tiempo llamados «pomodoros», normalmente de 25 minutos, seguidos por pausas cortas.
Cómo aplicarla:
- Escoge una tarea.
- Pon un temporizador en 25 minutos y trabaja sin distracciones.
- Descansa 5 minutos.
- Cada 4 pomodoros, toma una pausa más larga (15-30 minutos).
Es perfecta para evitar la procrastinación y avanzar en tareas densas, como redactar informes, analizar datos o preparar presentaciones.
Matriz de Eisenhower
Ideal para: tomar decisiones sobre prioridades y dejar de reaccionar a lo urgente.
Popularizada por el expresidente Dwight Eisenhower (la más clásica de las metodologías de productividad), esta herramienta divide las tareas en 4 cuadrantes según su urgencia e importancia:
| Importante/Urgente | Importante/No urgente |
|---|---|
| Hacer ahora | Planificar |
| ——————– | ———————— |
| No importante/Urgente | Delegar |
| No importante/No urgente | Eliminar |
Usarla a diario (incluso con papel y lápiz) te ayuda a dejar de apagar incendios todo el día y dedicar tiempo a lo estratégico.
“Lo importante raramente es urgente, y lo urgente rara vez es importante.”
Método Kanban
Ideal para: equipos que trabajan con proyectos visuales y tareas en evolución constante.
Kanban es una metodología visual que divide el trabajo en columnas: Por hacer / En proceso / Hecho. Se puede aplicar con tableros físicos (como post-its en una pared) o herramientas digitales como Trello, Notion o ClickUp.
Es útil porque permite:
- Ver el flujo de trabajo.
- Identificar cuellos de botella.
- Asignar responsables fácilmente.
En mi experiencia, usar Kanban ha mejorado enormemente la claridad y colaboración, especialmente cuando hay muchos contenidos en paralelo.
Time Blocking
Ideal para: quienes manejan muchas reuniones, interrupciones o necesitan proteger tiempo creativo.
El Time Blocking consiste en reservar bloques de tiempo específicos en tu agenda para tareas concretas, como si fueran reuniones. Esto evita que tu día se llene de urgencias ajenas.
Por ejemplo:
- 8:00 – 9:00 → Redacción de informe
- 9:00 – 10:00 → Revisión de correos
- 10:00 – 11:30 → Trabajo creativo (sin interrupciones)
Esta técnica te obliga a asignar un lugar real en tu día para lo que es prioritario, en lugar de dejarlo “para cuando haya tiempo”.
¿Cuáles metodologías de productividad son las mejores?
No hay una única respuesta. Cada persona —y cada equipo— tiene ritmos y contextos diferentes. Lo que sí recomiendo es empezar con una sola, probarla al menos 2 semanas y evaluar. Muchas veces, combinar dos de estas metodologías (como GTD + Pomodoro o Kanban + Time Blocking) puede darte un sistema a tu medida.
“Ser productivo no es llenar el día de tareas, sino vaciarlo de ruido para enfocarte en lo que realmente aporta valor.”
Al final, lo que buscamos no es hacer más, sino hacer mejor y con menos desgaste. Estas metodologías son herramientas, no fines en sí mismas. Úsalas para tener más claridad, tomar mejores decisiones y, sobre todo, recuperar tiempo para lo que realmente importa.
